Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor 

Prozessautomatisierung im Kontext des Onlinezugangsgesetzes

Mit jeden weiteren Schritt Richtung OZG-Umsetzung ist die öffentliche Verwaltung zunehmend mit der effizienten Verzahnung der digitalen Schnittstellen ihrer verschiedenen Fachverfahren konfrontiert. Regelmäßig müssen im Rahmen der Gesetzeskonformität Daten zwischen bestehenden Fachverfahren (z.B. EWO, Kasse, …) aber auch Querschnittsverfahren (z.B. eAkte, DMS, …) übertragen werden.

Bedingt durch die Themenstellung „Online Zugangsgesetz“ kommen über Portale und/oder Formularserver zusätzliche externe Daten hinzu, welche ebenfalls geprüft, übertragen und integriert werden müssen. 

Die digitalen Prozesse nehmen stetig zu

Diese Aufgaben addieren sich zu den klassischen Aufgaben der Kernverwaltung, so dass eine Entlastung auf personeller oder technischer Seite hilfreich oder sogar notwendig ist. 

Da jedoch der Personalschlüssel unverändert bleibt oder sich gar zu Ungunsten der öffentlichen Verwaltung verändert, bietet sich eine technologische Unterstützung an. 

Prozessautomatisierung ist Qualitäts- und Effizienzgarant auch in der öffentlichen Verwaltung

An dieser Stelle setzt die digitale Prozessautomatisierung an, die – passgenau zu Ihrer Anforderung - voll- oder teilautomatisiert Aufgaben übernimmt, welche ansonsten händisch oder über proprietäre, fehleranfällige Schnittstellen oder technische Batchläufe vollzogen werden müssten. 

Daten aus den Fachverfahren oder Portalen werden entweder an abgesicherter Stelle bereitgestellt und über sogenannte Roboter abgeholt oder aber selbst durch die Roboter aus den abgebenden Fachverfahren extrahiert. 

Die Roboter verarbeiten sich wiederholende Abläufe nach eingestellter Verarbeitungslogik und können diese Daten – sofern zulässig - in andere Fachverfahren überführen:

  • Inhaltlich: z.B. Logik, Stimmigkeit, Zuständigkeit, … wie auch
  • Technisch: z.B. Umlaute, Aufteilen in Vor- und Nachname, …

Dies kann zum einen über Massenimporte (Übergabeverzeichnis, XML-Postkorbfunktion) wie auch über die „Sachbearbeiter-Simulation“, also das Zusammenführen gezielter Daten aus unterschiedlichen Systemen und Verfahren, geschehen. 

Dabei werden im Fachverfahren aufgezeichnete Verfahrensschritte durchgeführt, die nach der Aufzeichnung noch konfigurierbar, durch Variablen ergänzungsfähig oder multiplizierbar sind. Diese intelligenten Aufzeichnungen können Sie dann eigenständig weiterbearbeiten.

Beispiele für Anwendungsfälle aus der Praxis

Im Zusammenhang mit der elektronischen Ausschreibung von Bauleistungen kann die redundante Datenerfassung zwischen der Fachanwendung zur Vorbereitung der Vergabeunterlagen (z.B. ARIBA) und der Fachanwendung zur Vorbereitung der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens durch den Einsatz eines Roboters automatisiert werden. Hier setzt die Prozessautomatisierung wertvolle Mitarbeiterzeit frei, die Sie wertschöpfender in die sachverständige Prüfung der Unterlagen oder den Bürgerkontakt einbringen können.

Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Nutzung für zahlreiche ähnlich gelagerter Eingänge. Hierzu zählen beispielsweise Einsprüche gegen Gebührenbescheide, welche automatisiert mit dem entsprechenden Aktenzeichen versehen und abgelegt werden und mit einem Eingangsschreiben bestätigt werden können. Ein weiterer Anwendungsfall ist die automatisierte Aktualisierung von Bankdaten in den Fachanwendungen ausgehend vom jeweiligen Quellsystem.

Effiziente Prozesse: Zukunftsweisende Stellschrauben auf dem Weg zur erfolgreichen OZG-Umsetzung

Welche Prozesse sind besonders für Automatisierung geeignet?

Ideale Kandidaten sind sich wiederholende Massenprozesse mit

  • langfristiger Laufzeit und absehbar geringen Anpassungen in den Abläufen der Fachanwendungen,
  • hohem manuellen Arbeitsanteil in ihren Verwaltungsprozessen,
  • großer Fehleranfälligkeit,
  • gleichförmiger Informationsgrundlage bzw.
  • regelbasierten Entscheidungskriterien.

Somit lassen sich einmal konfigurierte Schnittstellen einfach administrieren und auch z.B. nach dem Software-Update eines Fachverfahrens eigenständig anpassen und auf die neue Version abgestimmt nutzen.

Ihr exklusiver Schulterblick: Klick-Roboter bei der Arbeit

Praxisbeispiel
Prozessautomatisierung in der Klärfallbearbeitung
Praxisbeispiel
Automatisierte FDL- und ANÜ-Beauftragung
Praxisbeispiel
Mahnungserstellung durch einen digitalen Assistenten

Auf einen Blick: Darum Prozessautomatisierung mit BTC

BTC versteht die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ebenso sehr wie deren digitalen Potentiale:
  • Wir bieten Ihnen eine kostenlose Erstberatung – abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse im Kontext eines ganzheitlichen Ansatzes
  • Wir führen eine umfassende Analyse Ihrer Verwaltungsprozesse durch und identifizieren Ihre Digitalisierungspotentiale
  • Digitale Aufbereitung der Analyseergebnisse für Ihre Entscheidungsgremien - ausgearbeitete Handlungsfelder & Roadmap für Ihren Umsetzungsbeginn
  • Wir stehen für die schnelle Einführung revisionssicherer und erprobter Technik – ohne Mehraufwand für Ihre IT und sofortige Ergebnisse
  • Wir bieten Ihnen fortlaufenden, kostengünstigen Support auf Stundenbasis

Und das zahlt sich aus!

  • Steigerung der Prozessproduktivität um 50 bis 80 Prozent
  • Amortisierung der Einführungskosten (Lizenzkosten plus verwaltungsindividuelle Konfiguration) innerhalb kürzester Zeit – oftmals in nur wenigen Monaten 
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch sinnstiftende Aufgaben
  • Effizienter Einsatz ohnehin knapper Personalressourcen
  • Senkung der Fehlerrate
  • Betrieb rund um die Uhr – unabhängig von Feierabend, Urlaub oder Krankheit
  • Keine intensive Einarbeitung in aufwändige Begleitprozesse
  • Notwendige Transparenz für die interne Revision und externe Prüfer

Sie haben Interesse daran, mehr über Ihre Potentiale durch Prozessautomatisierung zu erfahren?
Sprechen Sie uns an.

Marcus Mrugalla
Sen. Manager Öffentlicher Sektor