Dokumentenmanagement

Beschleunigen Sie Ihre Unternehmensprozesse 

Unternehmen, die Ihre Informationsflut in Form von E-Mails, Briefen, Faxen und anderen Dokumenten gut organisieren, arbeiten rentabler.
Schnell geht bei der Verwaltung von Dokumenten in Ordner- und Ablagesystemen die Übersicht verloren. Wichtige Informationen werden nicht schnell genug gefunden oder werden mühselig per Hand aufbereitet.

Checkliste effezientes Dokumenten-Management

Ausgangssituation ist ein stetig steigendes Datenvolumen, deren Verwaltung vielen Unternehmen Probleme bereitet:
  • Sind sie derzeit in der Lage eine volle Transparenz bei Wirtschaftsprüfungen sicherzustellen?
  • Können Ihre Mitarbeiter von unterschiedlichen Abteilungen, Standorten, zu Hause oder weltweit, auf wichtige Dokumente zugreifen?
  • Sollen Dokumente gemeinsam bearbeitet und gleichzeitig eine Versionskontrolle sichergestellt werden?
  • Möchten Sie Dokumentenzugriffsberechtigungen erteilen, an wen Sie wollen - Lieferanten, Kunden, Außendienstler?
  • Soll die Suche nach Dokumenten effektiver und sicherer werden? 
  • Haben Sie derzeit volle Dokumenten-Transparenz bei Wirtschaftsprüfungen?

BTC anlysiert Prozesse und entwickelt ein maßgeschneidertes Konzept zum Dokumenten-Management.

Gemeinsam mit dem IT-Verantwortlichen Ihres Unternehmens analysieren wir Ihre Unternehmensprozesse, um ein für Sie maßgeschneidertes Konzept zu erstellen. Dies ist die Grundlage für die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS). Mit einem DMS schaffen Sie einen gemeinsamen Pool von Dokumenten jeder Art, auf die Ihre Mitarbeiter oder auch Ihre Lieferanten berechtigungsabhängig und von jedem Standort aus zugreifen können. Transparenz bei Wirtschaftsprüfungen und eine revisionssichere Archivierung sind gewährleistet.

 

Ihr Nutzen: Optimierte Kommunikation und effizientes Wissens-Management

Beschleunigen Sie Ihre Unternehmensprozesse und Nutzen Sie die Vorteile eines Dokumenten Management Systems durch:

  • Optimale Prozesse und Abläufe (Abläufe werden durch Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen optimiert)
  • Verkürzte Kommunikations- und Informationswege (Suche nach Dokumenten wird erleichtert; Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen)
  • Rechtssichere Archivierung (Aufbewahrungsfristen werden eingehalten; Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wird erleichtert; Compliance Anforderungen werden erfüllt)
  • Effizientes Wissensmanagement (Optimales Informationsmanagement durch rollenbasiertes Konzept; Versionierung von Dokumenten; Qualitätsverbesserung)
  • Geringer Kostenaufwand (Effizientes Zeitmanagement; Geringe Kommunikationskosten; Verringerte Archivierungs- und Materialkosten für Papier)


 




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