Möglichmacher M365 – Bau dir die Welt, wie sie dir gefällt
Oftmals wird davon gesprochen, dass uns neue Tools und digitale Medien produktiver machen. Dabei dürften viele Menschen beim Blick auf ihre Aufgabenlisten und Wochenpläne blicken und feststellen, dass sie bereits mehr als genug zu tun haben und reagieren daher durchaus verständlich mit Frust auf solche Phrasen. Gut so! Menschen sind keine Maschinen, deren Produktivität im Sinne von erhöhtem Output mittels einer neuen Software, gleich einem neuen Schmieröl oder ähnlichem, erhöht werden kann. Doch Produktivität steht in diesem Kontext weniger für ein Mehr an erledigten Aufgaben, sondern dafür, die „richtigen“ Aufgaben zur Erzielung von Ergebnissen erledigen zu können, also mehr Effizienz.
Mit M365 individuelle und effiziente Arbeitsumgebungen schaffen
Die Arbeitswelt befindet sich in einem rasanten Wandel, wird komplexer, die einfach steuerbaren Ursache-Wirkungs-Beziehungen nehmen ab. Ergebnis ist oft eine starke Verdichtung von Aufgaben und ein erhöhter Informationsbedarf zur Erledigung dieser. Wer hier Unterstützung sucht, dem wird eine Vielzahl an Methoden zum Selbstmanagement an die Hand gegeben. Ganz vorn in der Reihe der Vorschläge zu mehr Effizienz wird oft das Zeitmanagement genannt: Man müsse sich „nur richtig organisieren“. Tools wie
Microsoft To Do und
Planner sind hier eine gute Unterstützung, jedoch geht es bei der Frage nach der Auswahl der „richtigen“ Aufgaben vielmehr darum, die eigene Aufmerksamkeit zu priorisieren. Wofür setze ich die mir zur Verfügung stehende Arbeitszeit ein, wann brauche ich Raum für konzentriertes Arbeiten und wann Austausch und Zusammenarbeit mit anderen?
Moderne Collaboration Plattformen wie M365 stellen eine reiche Auswahl an Tools zu Verfügung, um individuelle Präferenzen zur Konzentration und zur fokussierten Arbeit umzusetzen. Die Kunst ist nicht alle Tools zu beherrschen und jeden Tag zur Anwendung zu bringen. Vielmehr gilt es die Vielfalt zu nutzen, um sich eine individuelle, produktive und effiziente Arbeitsumgebung zu gestalten.
Mehr Orientierung durch eine moderne Collaboration Architektur
Viele Unternehmen stellen die zahlreichen Applikationen der M365 Welt innerhalb der Organisation zur Verfügung, ohne dabei Hilfestellungen zu geben, welche Tools für welche Anwendungsfälle und Nutzergruppen besonders geeignet sind. Oftmals ist nicht einmal transparent, über welche Applikationen und Kanäle wichtige Informationen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. So entsteht schnell ein Gefühl der Orientierungslosigkeit, der Überforderung durch zu viele Optionen – und Frust.
Hier kann eine moderne Collaboration Architektur Orientierung geben und den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens harmonisieren. Gezieltes Planen von Fokuszeiten und der richtige Einsatz bzw. die zwischenzeitliche Deaktivierung von Benachrichtigungen unterstützen konzentriertes Arbeiten.
Microsoft MyAnalytics kann zusätzlich dabei helfen, blinde Flecken zu identifizieren und die eigene Wahrnehmung zu korrigieren. Bin ich mit den richtigen Menschen im Austausch, habe ich meinen Fokus wie geplant auf bestimmte Aufgaben legen können oder doch mehr Zeit mit Teams-Meetings und der Bearbeitung von E-Mails in Outlook verbracht? Wieviel Zeit habe ich außerhalb meiner regulären Arbeitszeit gearbeitet, weil ich tagsüber nur in Meetings saß und keine Zeit zur Abarbeitung meiner Planner-Aufgaben gefunden habe? Solche Einsichten unterstützen die Reflektion des eigenen Handelns. Sie helfen dabei, in einer sich wandelenden Arbeitsumgebung, den eigenen Weg zu mehr Effizienz und Produktivität zu finden und so Achtsamkeit und Resilienz zu fördern.
Den einen richtigen Weg für alle gibt es nicht! Probieren Sie sich daher aus, testen Sie verschiedene Vorgehensweisen und tauschen Sie sich über Ihre Erfahrungen mit ihren Kollegen und Kolleginnen aus.
Definieren Sie selbst Ihren New Way of Working – bauen Sie sich Ihre (Arbeits-) Welt, wie sie Ihnen gefällt.
Sie haben tiefergehende Fragen zu Microsoft 365 oder möchten dieses auch in Ihrem Unternehmen einführen? Dann kommen Sie gerne auf uns zu.
Als Full-Service-Provider und Microsoft Gold Partner stehen wir Ihnen in jeder Phase Ihrer Entscheidungsfindung und Umsetzung partnerschaftlich zur Seite.