SOCIAL WORKPLACE – der zukünftige Arbeitsplatz von heute
„Das beste digitale Werkzeug hilft nicht viel, wenn man seine Einführung nicht richtig begleitet und unterstützt“, bringt Antje Bruhnke, Manager Strategie & Organisation aus dem Digital-Team der BTC AG ihre Botschaft zum Social Workplace auf den Punkt.
Was ist mit „Social Workplace“ überhaupt gemeint? Viele denken hier zuerst an Technik: neue digitale Werkzeuge wie Sharepoint oder Yammer, die die interne Kommunikation erleichtern. Präsentations- und Kollaborationstechniken, die es einfacher machen, sich mit Kunden oder Partnern auszutauschen, Smartphone-Anwendungen für den Vertrieb oder „Beziehungstools“ zum Kunden wie Facebook oder WhatsApp. Solche Tools, die zeit- und ortsunabhängige Arbeitsabläufe und individuelle Arbeitsweisen ermöglichen, können als technische Basis der digitalen Arbeitswelt gelten. Doch das ist nur die eine Seite. „Der Social Workplace ist vor allem ein organisatorisches Thema“, betont Antje Bruhnke.
Dass junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Unternehmen anfangen und arbeiten, die ganz selbstverständlich mit vielen neuen digitalen Tools umgehen, ist nur ein Aspekt des Wandels. Intern gilt es allerdings die gesamte Organisation auf die Digitalisierung der Arbeitswelt einzustellen. Schließlich sollen alle daran teilhaben. Nur wenn alle mitgehen in Richtung „Social Workplace“ können sich seine Vorteile optimal entfalten: Informationstransparenz, leichter Zugang zu den Daten, die man gerade braucht, geringere Abstimmungszeiten und vieles mehr.
Digitalisierung fängt bei den Menschen an
Personalverantwortliche sehen sich durch die neuen Möglichkeiten der Technik aber auch neuen Herausforderungen gegenüber. Während sie zum Beispiel feststellen, dass es besonders bei den jüngeren Generationen zu einer Verwischung der einstmals klaren Trennung zwischen Privat- und Berufsleben kommt, erleben sie zur gleichen Zeit, dass sich mancher Mitarbeiter Sorgen macht, abgehängt zu werden. „Aus diesem Grund ist der ‚Social Workplace´ eine Aufgabe, die als ein Prozess des unternehmerischen Kulturwandels begriffen werden muss“, sagt Bruhnke.
Inzwischen hat sich zum Beispiel herausgestellt, dass gut gemeinte Maßnahmen zur Work Life Balance nicht wirklich praktikabel sind. Gemeint ist hier beispielsweise das Abstellen der E-Mail-Kommunikation im Unternehmen am Wochenende oder im Urlaub, das große Automobilkonzerne zum Schutz ihrer Mitarbeiter eingeführt hatten.
Antje Bruhnke sagt dazu: „BTC setzt weniger auf neue Vorschriften, sondern mehr auf einen bewussten und sensiblen Umgang mit den neuen Technikmöglichkeiten. Wir begleiten und unterstützen die Einführung und Nutzung überall, wo es Handlungsbedarf gibt.“
Das IT-Beratungsunternehmen BTC setzt beispielsweise auf sogenannte Coaches, die eine Einführung einer neuen Technik am Arbeitsplatz begleiten, bis sie in Fleisch und Blut übergeht.
Auch das gesamte Unternehmen wird für den Wandel sensibilisiert. Die neuen Kommunikationsmöglichkeiten werden selbst zum Sensibilisierungs-Instrument, wenn etwa der Vorgesetzte jeden Montagmorgen kurz eine kleine Botschaft an das gesamte Team über Video sendet.
Auf diese Weise kann man durch die direkte Anwendung in der Praxis erleben, welche positiven Effekte der Technologie-Einsatz hat. Gerade in agilen Organisationen bietet sich hier enormes Potenzial. Antje Bruhnke: „Am überzeugendsten ist es, wenn gezeigt wird, was die neue Technik für den Einzelnen bringt.“
Apropos agile Entwicklung: Agile Teams arbeiten zum Beispiel in hoher Intensität eng zusammen und benötigen viel Raum für die gemeinsamen „Sprint“-Besprechungen. Der Social Workplace kann deshalb auch offene Raumkonzepte beinhalten: von verteilten Besprechungsecken im Büro bis zum Arbeitsplatz, der vielleicht nicht mehr unbedingt fest vergeben ist. Auch eine neue Art von Meeting-Kultur wird bei BTC selbst erprobt. „Unser Team trifft sich zum Beispiel öfters unter dem Motto ´Wissenshunger` und redet beim Mittagessen über eine neue interessante Technologie“, erzählt Antje Bruhnke schmunzelnd. Das Team um Antje Bruhnke hat die Aufgabe „Social Workplace“ in ein Bild gefasst (siehe Grafik): Im Kreis des Change-Managements befinden sich das Individuum, dessen Arbeitsweise sich wandelt, die Interaktion, die aufgrund neuer Technologien transparenter wird, die Umgebung, in der die Veränderung stattfindet, und die Digitalisierung, die allen einen Vorsprung verschafft.
Antje Bruhnke fasst zusammen: „Es müssen organisatorische Abläufe und vor allem die Unternehmenskultur verändert werden. Das erfordert ein starkes Management-Commitment, transparente und offene Kommunikation sowie eine intensive Begleitung im gesamten Prozess.“ Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist also eine gemeinsame Anstrengung, die sich zum Nutzen aller auswirkt und das Leben am Arbeitsplatz angenehmer macht.