Mehr Speicherplatz durch automatisches Ablaufdatum für Aufzeichnungen

Thema: MS 365
Datum: 11.01.22
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Mehr Speicherplatz durch automatisches Ablaufdatum für Aufzeichnungen

Spätestens nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben und im Nachgang die vielen vergessene Aufzeichnungen in Ihrem OneDrive-Order „Aufnahmen“ entdeckt haben, werden auch Sie erkennen, wieso Microsoft die neueste Funktion veröffentlicht hat.
So gab es laut eigener Aussage „überwältigende Nachfrage“ nach einem automatisierten Löschprozess für aufgezeichnete Teams-Besprechungen auf die nun reagiert wurde.

Start der Funktion ab Kalenderwoche 3

Bei der Sichtung Ihrer Aufzeichnungen wird es Ihnen vermutlich ähnlich gehen wie mir.
Sie entdecken viele Aufzeichnungen von denen Sie gar nicht mehr wussten, dass diese überhaupt noch existieren.
Damit Sie nicht immer wieder Mut zum Löschen aufbringen müssen und Ihre Organisation Speicherkapazitäten schaffen kann, können Admins ab KW 3 nun also automatisierte Ablaufdaten für Aufzeichnungen einrichten.
Neue Aufzeichnungen werden dabei autom. nach 60 Tagen gelöscht, wenn diese nicht genutzt werden. Dieser Zeitraum kann jedoch individuell konfiguriert werden.
Basis dieser Entscheidung ist die Tatsache, dass 99% aller jemals aufgenommenen Besprechungen nach 60 Tagen nie wieder angeschaut wurden.

Wie Sie alte Aufzeichnungen autom. löschen können

Um die Standardeinstellung für den automatischen Ablauf für Ihren Mandanten zu ändern, gehen Sie zu admin.teams.microsoft.com, navigieren Sie zu Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > Hinzufügen im linken Navigationsbereich.
Ändern Sie dann die Einstellung im Abschnitt Aufnahme & Transkription.
Dort können Sie "Meetings automatisch ablaufen" aktivieren und eine bestimmte Anzahl von Standardtagen festlegen. Ebenso können Sie die Funktion auch ausschalten.

Compliance-Richtlinien genießen Vorrang

Aus rechtlichen Gründen verweist Microsoft darauf, dass diese Funktion nicht zur Einhaltung von Compliance und Sicherheitsstandard genutzt werden sollte.
Hierzu sollten Aufbewahrungs- und/oder Löschrichtlinien im Microsoft Compliance-Center konfiguriert und festgelegt werden.
Die Funktion des automatischen Ablaufs ist ausschließlich als einfacher Verwahrungsmechanismus gedacht, um die Speicherkapazitäten von alten Besprechungsaufzeichnungen zu entlasten.
Die Richtlinien aus dem Compliance Center haben stets die volle Priorität.

Besagt eine Richtlinie z.B., dass Dateien 100 Tage aufbewahrt werden müssen und Sie legen fest, dass Ihre Teams-Aufzeichnungen nach 30 Tagen gelöscht werden, so werden die Aufzeichnungen dennoch 100 Tage aufbewahrt.

Wenn eine Aufzeichnung aufgrund der Ablaufeinstellung gelöscht wird, wird der Endbenutzer per E-Mail benachrichtigt. Wie man es von SharePoint-Online bereits kennt, können Administratoren oder andere Nutzer mit entsprechenden Rechten die Datei noch bis zu 90 Tage lang aus dem Papierkorb abrufen.
Einen ausführlichen Artikel dazu lesen Sie hier: Besprechungsrichtlinien und Besprechungsablauf in Microsoft Teams - Microsoft Teams | Microsoft Docs

Sie haben tiefergehende Fragen, möchten Microsoft Teams einführen oder dringend notwendige Compliance-Richtlinien konfigurieren?
Dann kommen Sie gerne auf uns zu, wir unterstützen Sie dabei!