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Warum zentrale Aufgabensteuerung zunehmend an Bedeutung gewinnt
In vielen Unternehmen entstehen Aufgaben, Freigaben und Arbeitsprozesse in unterschiedlichen Fachanwendungen. Mitarbeitende wechseln dadurch regelmäßig zwischen verschiedenen Systemen, um offene Vorgänge zu bearbeiten oder wichtige Informationen zu finden. Das erschwert den Überblick und kann dazu führen, dass zeitkritische Aufgaben nicht sofort wahrgenommen werden.
Besonders in Unternehmen mit komplexen Prozessen steigt daher der Bedarf nach einem zentralen und rollenbasierten Zugang zu Aufgaben und Anwendungen. Ziel ist es, relevante Informationen an einem Ort bereitzustellen und den Arbeitsalltag einfacher zu gestalten.
Die Herausforderung: Unterschiedliche Systeme und verstreute Aufgaben
Ausgangspunkt des Projekts war die Anforderung, Mitarbeitenden einen besseren Überblick über geschäftliche Aufgaben zu geben. Die relevanten Vorgänge entstanden in unterschiedlichen Anwendungen und waren damit auf mehrere Systeme verteilt.
Gesucht wurde eine Lösung, die:
- Aufgaben zentral bereitstellt,
- einen einheitlichen Einstiegspunkt schafft,
- verschiedene Anwendungen zusammenführt,
- bestehende Benutzer- und Rollenstrukturen berücksichtigt und
- perspektivisch um weitere Systeme erweitert werden kann.
Die Lösung: SAP Build Work Zone als zentraler digitaler Arbeitsplatz
Für die Umsetzung wurde ein zentraler digitaler Arbeitsplatz auf Basis von SAP Build Work Zone geschaffen. Die Plattform dient als zentrale und rollenbasierte Benutzeroberfläche für Aufgaben und Anwendungen.
Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist die Integration von SAP Task Center. Dadurch werden Aufgaben aus angebundenen Geschäftsanwendungen in einer gemeinsamen Aufgabenliste zusammengeführt. Anwender*innen erhalten so einen zentralen Überblick über offene Vorgänge und müssen nicht mehr verschiedene Systeme einzeln prüfen.
Die Architektur wurde zudem so konzipiert, dass weitere Aufgabenquellen schrittweise angebunden werden können. Damit entsteht eine skalierbare Grundlage für zukünftige Erweiterungen.
SAP Task Center bündelt Aufgaben aus unterschiedlichen Anwendungen
SAP Task Center übernimmt die zentrale Zusammenführung von Aufgaben und Freigaben aus angebundenen Geschäftsanwendungen. In unserem Projekt wurde unter anderem ein bestehendes SAP S/4HANA On-Premise-System angebunden. Aufgaben aus diesem System können seitdem zentral über SAP Build Work Zone aufgerufen und bearbeitet werden.
Aus Anwendersicht entsteht dadurch ein wesentlicher Vorteil: Statt mehrere Anwendungen im Blick behalten zu müssen, konzentrieren sich Mitarbeitende auf eine zentrale Aufgabenliste. Das vereinfacht die tägliche Arbeit und unterstützt eine schnellere Bearbeitung offener Vorgänge.
Integration der bestehenden Identitätslandschaft
Neben der Zusammenführung von Aufgaben spielte die Integration der vorhandenen Benutzer- und Rollenverwaltung eine wichtige Rolle.
Dafür wurde Microsoft Entra ID mit den SAP Cloud Identity Services, Identity Authentication (IAS), verbunden. Benutzerinformationen und Gruppenzugehörigkeiten können dadurch für den Zugang zur Plattform sowie für die rollenbasierte Bereitstellung von Anwendungen genutzt werden.
Die Lösung fügt sich damit in bestehende Identitäts- und Berechtigungsstrukturen ein. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für die Pflege von Benutzer*innen und Rollen in mehreren Systemen.
Mobile Aufgabenbearbeitung mit Joule Work
Nicht alle Aufgaben werden vom klassischen Büroarbeitsplatz aus bearbeitet. Deshalb wurde die mobile Nutzung über Joule Work in die Lösung integriert. Mitarbeitende können ihre Aufgaben auch auf mobilen Endgeräten aufrufen und bearbeiten.
Sobald neue Aufgaben eingehen, informieren Push-Benachrichtigungen die zuständigen Personen direkt auf ihrem mobilen Gerät. Dadurch können insbesondere zeitkritische Vorgänge schneller wahrgenommen und bearbeitet werden, auch wenn Mitarbeitende unterwegs sind.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Der Anwendungsfall zeigt, wie Unternehmen mit Standardlösungen aus dem SAP-Umfeld einen zentralen Zugang zu Aufgaben und Anwendungen schaffen können.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Zentraler Überblick über relevante Aufgaben und Freigaben
- Weniger Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen
- Schnellere Wahrnehmung neuer und zeitkritischer Vorgänge
- Mobile Bearbeitung von Aufgaben über Joule Work
- Rollenbasierter Zugang zu Anwendungen und Informationen
- Integration in bestehende Identitätslandschaften
- Erweiterbare Grundlage für die Anbindung weiterer Systeme
Fazit
Ein zentraler digitaler Arbeitsplatz kann dazu beitragen, Aufgaben transparenter zu machen und den Zugriff auf geschäftsrelevante Anwendungen zu vereinfachen. Die Kombination aus SAP Build Work Zone, SAP Task Center und Joule Work ermöglicht es, Aufgaben aus unterschiedlichen Quellen an einem Ort bereitzustellen und sowohl stationäre als auch mobile Arbeitsweisen zu unterstützen.
Für Unternehmen, die ihre Aufgabensteuerung vereinheitlichen und bestehende SAP-Landschaften besser vernetzen möchten, bietet dieser Ansatz eine skalierbare Grundlage, die sich schrittweise erweitern lässt.
