Die Stadt Duisburg modernisiert ihre gewachsene SAP-Landschaft und schafft mit SAP S/4HANA die Grundlage für zukunftsfähige Verwaltungsprozesse.

Gemeinsam mit BTC analysierte sie Systemlandschaft, Schnittstellen, Fachverfahren und organisatorische Rahmenbedingungen, definierte den passenden Transformationsweg und begleitete die Umsetzung strukturiert.

Ausgangslage: gewachsene SAP-Landschaft vor der nächsten Transformationsstufe

Die Stadt Duisburg betrieb eine gewachsene SAP-Landschaft mit zahlreichen Fachverfahren, individuellen Schnittstellen und langjährig etablierten Geschäftsprozessen. Gleichzeitig rückte das Wartungsende von SAP ECC näher und erforderte eine strategische Entscheidung über die zukünftige ERP-Plattform.

In einer umfassenden Vorstudie analysierte BTC gemeinsam mit den Fachbereichen und der IT die bestehende Systemlandschaft, Eigenentwicklungen, Schnittstellen sowie organisatorische und technische Rahmenbedingungen. Ziel war es, den passenden Transformationsweg zu identifizieren und eine belastbare Roadmap für die Migration auf SAP S/4HANA zu entwickeln.

Besondere Herausforderungen ergaben sich aus

• der Vielzahl angebundener Fachverfahren und Schnittstellen,
• dem Erhalt historischer Datenbestände,
• der Integration unterschiedlicher Fachbereiche,
• der notwendigen Modernisierung von Prozessen und Technologien sowie
• der frühzeitigen Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess.

Zielbild: zukunftssicher modernisieren und Bewährtes erhalten

Das Ziel bestand darin, die bestehende SAP-Umgebung zukunftssicher auf SAP S/4HANA auszurichten, ohne dabei bewährte Prozesse und historisch relevante Datenbestände zu verlieren. Gleichzeitig sollte die Grundlage für zukünftige Innovationen wie SAP Fiori, Embedded Analytics und SAP Analytics Cloud geschaffen werden.

Auf Grundlage der durchgeführten Analysen und Workshops empfahl BTC einen Brownfield-Ansatz. Ausschlaggebend waren insbesondere:

• die Möglichkeit zur Übernahme bewährter Prozesse,
• die vollständige Nutzung der Datenhistorie,
• ein reduziertes Projekt- und Migrationsrisiko,
• ein geringerer Testaufwand sowie
• die begrenzte Verfügbarkeit interner Ressourcen.

Umsetzung: strukturiert entlang von SAP Activate

Für die Umsetzung orientierte sich das Projektteam am SAP-Activate-Framework mit den Phasen Prepare, Explore, Realize, Deploy und Hypercare. Bereits zu Projektbeginn schufen BTC und die Stadt Duisburg gemeinsam die methodischen und organisatorischen Grundlagen – von Projektorganisation und Kommunikationsstrukturen bis zu Risiko-, Qualitäts- und Wissensmanagement.

In der Explore-Phase wurden in zahlreichen Workshops Anforderungen analysiert, Zielprozesse definiert und technische sowie fachliche Lösungsansätze erarbeitet. Dabei standen insbesondere Finanzwesen, Beschaffung, Haushaltsmanagement, Berechtigungen, Analytics und Schnittstellen im Fokus.

BTC übernahm dabei unter anderem:

• Projektmanagement und PMO-Unterstützung,
• Beratung zur SAP-S/4HANA-Zielarchitektur,
• Erstellung der Migrations- und Transformationsroadmap,
• Begleitung von Test- und Cutover-Aktivitäten,
• Change Management und Stakeholder-Management,
• Kommunikationsmaßnahmen,
• Qualifizierungs- und Schulungskonzepte,
• Vorbereitung und Begleitung der Produktivsetzung sowie
• die Unterstützung während der Hypercare-Phase.

Erfolgsfaktoren: technische Transformation und organisatorische Veränderung verzahnen

Entscheidend war die frühzeitige Verbindung von technologischer Transformation und organisatorischer Veränderung. Bereits während der Vorstudie wurden klare Empfehlungen für Vorprojekte, Kommunikationsmaßnahmen und die Einbindung der Endanwender entwickelt.

Besonders erfolgreich waren:

• die strukturierte Analyse aller Fachbereiche,
• die frühe Einbindung relevanter Stakeholder,
• die transparente Projektsteuerung,
• die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Stadt Duisburg und BTC,
• die Orientierung an SAP-Standards sowie
• die schrittweise Vorbereitung der Transformation durch vorgelagerte Maßnahmen.

Ergebnisse und Nutzen

Mit SAP S/4HANA hat die Stadt Duisburg eine moderne ERP-Plattform für die weitere Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse geschaffen.

Zu den wesentlichen Mehrwerten gehören:

• langfristige Zukunftssicherheit der SAP-Landschaft,
• vollständige Übernahme bestehender Datenhistorien,
• höhere Performance der Systemlandschaft,
• verbesserte Möglichkeiten für Reporting und Analytics,
• Vorbereitung auf den Einsatz moderner SAP-Fiori-Oberflächen,
• stärkere Standardisierung von Prozessen sowie
• eine belastbare Grundlage für weitere Digitalisierungsinitiativen und Optimierungen.

Damit verfügt die Stadt Duisburg über ein belastbares Fundament, um zukünftige Anforderungen effizient umzusetzen und weitere Innovationspotenziale zu erschließen.

Zukunftsausblick

Die SAP-S/4HANA-Plattform bildet die Grundlage für weitere Modernisierungsschritte. Geplante Weiterentwicklungen umfassen unter anderem den Ausbau von SAP Fiori, die stärkere Nutzung von Analytics-Lösungen sowie die kontinuierliche Optimierung von Geschäftsprozessen in den Fachbereichen.

Projektumfang

• SAP S/4HANA Brownfield-Transformation
• Projektmanagement und PMO
• SAP Activate-orientiertes Vorgehen
• Change Management und Kommunikation
• Schulungs- und Befähigungskonzept
• Testmanagement und Produktivsetzung
• Hypercare-Unterstützung
• Mehrjährige Projektlaufzeit

Nutzen

• Zukunftssichere SAP-Plattform
• Reduziertes Transformationsrisiko
• Erhalt bestehender Datenhistorien
• Höhere Systemperformance
• Verbesserte Reporting- und Analysefähigkeiten
• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden
• Nachhaltige organisatorische Verankerung der Veränderung

Changemanagement: Veränderung von Anfang an begleiten

Die Einführung von SAP S/4HANA bei der Stadt Duisburg war nicht nur ein Technologieprojekt, sondern auch ein umfassender Veränderungsprozess. Neben der technischen Migration stand die Einbindung der Mitarbeitenden, die Schaffung von Transparenz und die Befähigung der betroffenen Fachbereiche im Mittelpunkt. Deshalb wurde das Projekt während der gesamten Laufzeit durch ein strukturiertes Changemanagement begleitet.

Leistungsumfang Changemanagement

• Entwicklung und Umsetzung einer Changemanagement-Strategie
• Stakeholder-Analyse und kontinuierliches Stakeholder-Management
• Aufbau von Kommunikationsstrukturen
• Durchführung zielgruppenspezifischer Kommunikationsmaßnahmen
• Unterstützung von Führungskräften und Multiplikatoren
• Analyse von Schulungsbedarfen und Entwicklung eines Qualifizierungskonzepts
• Vorbereitung und Begleitung von Endanwender-Schulungen
• Unterstützung der Hypercare-Phase nach Go-live
• Kontinuierliche Abstimmung mit Projektleitung und IT zur nachhaltigen Verankerung der Veränderung in der Organisation.

Über den Kunden

Stadt Duisburg

Duisburg liegt im Bundesland Nordrhein-Westfalen an der Mündung der Ruhr in den Rhein und gehört sowohl zur Region Niederrhein als auch zum Ruhrgebiet. Mit rund 500.000 Einwohnern ist Duisburg die fünftgrößte Stadt in NRW.
Duisburg ist stark industriell geprägt, insbesondere durch Stahl- und Hafenwirtschaft. Der Innenhafen wurde modernisiert und beherbergt heute Unternehmen, Kulturbetriebe und Parkanlagen. Die Stadt bietet eine Mischung aus urbanem Leben, Industriegeschichte und modernen Freizeitmöglichkeiten.