SAP S/4HANA für Kommunen

Neue Softwaregeneration SAP S/4HANA für Kommunen

Integrierte Nutzung als starken Schritt in Richtung Digitalisierung

Genauso groß wie die Aufgabenvielfalt der Kommunen ist auch die Vielfalt der Software-Lösungen, die im Zuge der Aufgabenerledigung zum Einsatz kommt. Die Frage, ob hierfür Standardsoftware Verwendung findet oder nicht, stellt sich den Kommunen schon seit Jahrzehnten. Einerseits spricht die Individualität und Vielfalt der kommunalen Aufgaben für spezielle Branchenlösungen. Andererseits ist es vor dem Hintergrund des technologischen Wandels und den daraus resultierenden neuen Aufgaben und Herausforderungen (Stichwort Digitalisierung) sowie den steigenden Datensicherheitsgründen wichtiger denn je technologisch „am Puls der Zeit“ zu sein. Insbesondere für verwaltungskritische Anwendungen – solche, die die essentiellen Abläufe unterstützen - ist die Gewährleistung von Support und die Verfügbarkeit regelmäßiger Aktualisierungen durch den Softwareanbieter unabdingbar.

Die eingangs beschriebene Vielfalt der Aufgaben und Lösungen, oftmals gepaart mit einer Organisationsstruktur, die es strategischen IT-Ansätzen eher schwer gemacht hat, mag eine der Ursachen sein, dass das Thema „ERP – Enterprise Ressource Planning“ im kommunalen Umfeld bislang eher unterrepräsentiert war. Aktuell nutzen viele Kommunen SAP ausschließlich im Finanzwesen, allenfalls ergänzt um das Personalwesen. Dagegen ist eine ganzheitliche Nutzung im Sinne des ERP-Gedankens, d.h. Finanzwesen – Personalwesen – Materialwirtschaft eher die Ausnahme.

SAP-Technologie SAP S/4HANA eröffnet neue Möglichkeiten

Die Veränderung der SAP Strategie hat das Ziel, die Komplexität der SAP Software zu reduzieren. Mit einer neuen Softwaregeneration um die In-Memory-Datenbank HANA und die darauf ausgerichteten Anwendungen, wie die neue Produktlinie SAP S/4HANA, eröffnet SAP den Kommunen völlig neue Möglichkeiten. SAP S/4HANA ist jedoch nicht nur eine neue Produktlinie der SAP, sondern gleichzeitig eine Möglichkeit, die Systemlandschaft drastisch zu vereinfachen. Für die aktuelle Software SAP ERP 6.0 läuft die Standardpflege im Jahr 2025 aus.

„ERP“ konnte SAP schon immer: Mit SAP S/4HANA fallen aber die Hürden für neue innovative und integrierte Nutzungsszenarien. Sei es die moderne Hochleistungs-Architektur, die nun mit der entsprechenden Power ausgestattet ist, oder das völlig überarbeitete stark vereinfachte Datenmodell, das die Abbildung aller Prozesse in einem System ermöglicht, oder die neue moderne intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche, die auch über mobile Endgeräte genutzt werden kann.

Im Hinblick auf die aktuelle Vielfalt der kommunalen Software-Lösungen unterstreichen und unterstützen die neuen Möglichkeiten der SAP-Software den Trend hin zur Standardsoftware. Bisherige Vorbehalte bezüglich Benutzeroberfläche, die Abbildung spezifischer Verwaltungsprozesse oder fehlende bzw. abweichende Funktionalitäten zu althergebrachten Branchenlösungen, treten immer mehr in den Hintergrund. Hier eröffnet SAP S/4HANA neue Möglichkeiten, denn mit der neuen SAP Lösung lässt sich eine kommunale Organisation konsequent auf digitale Prozesse ausrichten.

Im deutschen Kommunalmarkt ist bei Großkommunen (> 100 TSD Einwohner) SAP mit seiner Softwaregeneration (SAP ERP) Marktführer mit ca. 65 %. Für die speziellen Branchenausprägungen, mittels derer die Anforderungen des Doppischen Haushaltsrechts abgebildet werden können, stellen SAP und SAP-Partner zusätzliche Funktionalitäten zur Verfügung. Dies gilt zunehmend auch für die Vielfalt der sehr speziellen, kommunalen Einnahmen und Ausgaben. Mit einer schnittstellen- und redundanzfreien Standardlösung können alle Anforderungen abgedeckt werden.

Der richtige Ansatz: „Brownfield“ oder „Greenfield“?

Vor der Frage die Verwaltungsprozesse komplett neu zu definieren oder die alten Prozesse zu übernehmen, stehen alle SAP-Anwender im öffentlichen Sektor. Doch wann ist welcher Ansatz zu präferieren? Der Brownfield-Ansatz („der Acker“) entspricht quasi einem Upgrade oder einer Migration: sämtliche (auch historische) Stamm- und Bewegungsdaten, individuelle Konfigurationseinstellungen und (Programm-)Erweiterungen und somit auch die Prozesse werden in die „neue Welt“ transformiert – sowohl die guten als auch die weniger guten Prozesse.

Beim „Greenfield-Ansatz“ beginnt man quasi auf der grünen Wiese, und kann sich vom „Ballast“ befreien, der sich in den letzten Jahren oder gar Jahrzehnten angesammelt hat. Dieser Ansatz ist eine gute Gelegenheit zum Standard zurückzukehren und ermöglicht dadurch die vollumfängliche Nutzung von kommenden Innovationen und bietet die Chance auf neue und schlankere Prozesse.

Bei einem guten Teil der kommunalen Kunden ist SAP schon seit einiger Zeit im Einsatz – sei es auf Basis der vor ca. 15 Jahren ausgelieferten „Musterlösung Doppik“ oder als individuelle Projektlösung. Beide Wege haben zu SAP-Systemen geführt, die in vielen Bereichen sehr speziell ausgeprägt worden sind, wobei dies teilweise mit einer Veränderung des SAP-Standards einhergegangen ist. Die Erfahrungen zeigen, dass nicht nur der Aufbau, sondern auch der Unterhalt solcher Erweiterungen mit hohen Investitionen verbunden sind. Hinzu kommt, dass die für die Erweiterung ursächlichen Gesichtspunkte mittlerweile häufig obsolet sind, da diese vor dem Hintergrund der Erfahrungen neu bewertet werden müssen oder sich der SAP-Standard schlicht weiterentwickelt hat. Es spricht aus unserer Sicht nichts dafür, eine Lösung mit solch einer Historie im Sinne eines Brownfield-Ansatzes in Richtung SAP S/4HANA zu bringen, nur um sich danach wieder über suboptimale Prozesse zu ärgern, die man auf dem Weg gerne optimiert hätte.

Also dann doch eher „Greenfield“?! Aber muss es denn wirklich die „grüne Wiese“ sein, auf der alle Prozesse neu erfunden werden? Hier ist aus unserer Erfahrung derzeit der Trend erkennbar, den Greenfield-Ansatz mit dem Einsatz eines modernen, SAP S/4HANA-fähigen Templates zu paaren und selektiv eine Auswahl von Altdaten, Prozessen und Eigenentwicklungen bzw. Add-On’s zu übernehmen. Dieses Vorgehen spart Zeit und Kosten und erzielt im Hinblick auf die Nutzung von möglichst viel Standardfunktionalität signifikante Verbesserungen. 

ITEOS-Kommunalmaster®Doppik und ITEOS-Kommunalmaster®SteuernAbgaben

Viele unserer Kunden setzen auf die ITEOS-Kommunalmaster-Produkte. Der Kommunalmaster®Doppik enthält eine Vielzahl von funktionalen Erweiterungen bzw. Zusatzentwicklungen und wurde ebenfalls auf Basis der Musterlösung Doppik entwickelt. Für diese Kunden wird nach heutiger Planung frühestens ab 2021 der neue „Kommunalmaster4/HANA“ zur Verfügung gestellt. Der Kommunalmaster®SteuernAbgaben (KM-StA) ist bereits unter SAP S/4HANA lauffähig.

Nach der anfangs zögerlichen Reaktion der Kommunen sich ernsthaft mit der SAP S/4HANA-Thematik zu befassen, ist seit Mitte 2018 festzustellen, dass durchaus Bewegung in die Sache kommt. Geprägt ist die Stimmungslage insbesondere durch große Unsicherheit hinsichtlich „wie sieht der Weg dorthin aus?“, aber auch durch die immer wieder im Raum stehende Standardfrage „was kostet mich das alles?“.

Wir haben die Antworten und begleiten Sie auf dem Weg in die neue SAP-Welt mit fundierten Beratungsleistungen.

Als SAP-Goldpartner und Partner der ITEOS sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner in Sachen Lizenzen, Beratung und Schulung.

BTC AG
Unsere Webinare:

Kurzweilig & informativ mit Sachverhalten, die verständlich erklärt werden.