XRechnung mit SAP -
schnell und unkompliziert

XRechnung mit SAP

XRechnung: Zwischen Pflicht und Nutzen

Bund, Länder und Kommunen beschäftigen sich, einer europäischen Vorschrift folgend, bereits seit 2014 mit Richtlinien und Gesetzen zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Diese Digitaloffensive hat verschiedene Gründe: Ein einheitliches Format kann leichter validiert, kosten- und umweltschonend übertragen und schließlich fehlerfrei ausgelesen werden. Diese Optimierung von Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen findet aber nicht nur beim öffentlichen Auftraggeber statt, sondern letztlich auch auf Seiten der Lieferanten. Die Kosteneinsparungen durch die Digitalisierung dieses Prozesses liegen bei bis zu 35%.

Standardnahe Lösung für SAP – schnell und unkompliziert mit BTC umsetzen

Die BTC stellt für alle Kunden mit SAP S/4HANA bzw. SAP ERP (ECC 6.0) eine schlanke Lösung für den Versand von Rechnungen im XRechnung-Format bereit. Dabei wird der SAP Standard mit BTC-eigenen Systemerweiterungen genutzt. Der Versand wird primär aus der Rechnungserstellung des S/4HANA Sales bzw. dem ERP-Modul Sales and Distribution (SD) unterstützt. Es können beliebig viele Empfänger für die Partnerkommunikation (per Leitweg-ID) hinterlegt werden. Die Archivierung der ausgehenden Daten ist ebenfalls realisiert und erfolgt per ArchiveLink-Schnittstelle über den SAP-Standard.
Es besteht weiterhin die Möglichkeit mit der XRechnung zusätzliche Anhänge an den Empfänger zu versenden (z. B. rechnungsbegründende Unterlagen). Auch individuelle, zusätzliche Rechnungsdaten können über ein spezifisches Mapping integriert und aufgenommen werden.
Für die technische Nachrichtenaufbereitung und den Versand der XRechnung kommt der bewährte BTC EDI Service zum Einsatz.

Die Lösung kann in vergleichsweise kurzer Zeit in Ihre Systemlandschaft eingebunden und eingesetzt werden. Der Schulungs- und Betreuungsaufwand im Betrieb ist minimal.

Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist keine Einbahnstraße

Sie sind nicht nur in der Rolle Auftragnehmer unterwegs? Dann digitalisieren Sie auch den Rechnungseingang von XRechnungen! Wir verfügen auch hier über weitreichendes Know-how über aktuelle Lösungen!

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Auf dem Weg zum komplett digitalisierten Prozess

Bereits Ende 2018 wurde eine zentrale Rechnungseingangsplattform vom Bund eingerichtet. Über eine einmalige Registrierung und eine sogenannte Leitweg-ID erhalten Auftragnehmer Zugang zur Plattform. Auf Bundesebene gestartet, ziehen sich Beschlüsse in den folgenden Jahren auf Landes- und kommunaler Ebene weiter durch. 
Was Ende 2018 mit einer Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane begann, wird jetzt zur festen Bedingung:
Ab dem 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten des Bundes, ob nun Groß-, Kleinbetriebe oder Energieversorger, die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden, anderenfalls werden diese abgelehnt.

Die bisher oft schon im Einsatz befindliche Lösung ZUGFeRD entspricht ebenfalls in der Version 2.0 den EU-Vorgaben.

Marcel Martin
Senior Consultant