Center of Automation

Mehr als RPA: Erfolgsstrategie Prozessautomatisierung

Sie haben bereits erste IT-Automatisierungen in Ihrem Unternehmen erfolgreich eingeführt, Fachbereiche und Mitarbeitende punktuell entlastet sowie Abläufe weniger fehleranfällig und schneller abgebildet? Dann sind Sie bereits auf dem richtigen Weg! Einzelne Fachabteilungen, die die Potenziale erkannt haben, profitieren so bereits massiv von digital neu gedachten Prozessen. Weniger affine Abteilungen haben Ihre Prozesse jedoch bisher nicht hinterfragt und digital abgebildet, geschweige denn automatisiert. Setzen Sie jetzt Ihre Prozessautomatisierungsreise fort.

Ihr Invest in die ersten Automatisierungen hat sich bereits amortisiert und sich darüber hinaus nicht nur in gesunkenen Bearbeitungszeiten, sondern auch in gesteigerter Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit niedergeschlagen.

Ein toller Erfolg – aber Sie haben nun die Herausforderung all Ihre Fachabteilungen zu erreichen und für die Zuarbeit durch „Kollege Roboter“ zu begeistern?

Unternehmensweites Automation Center of Excellence für Entlastung in allen Bereichen

Um unternehmensweit und ganzheitlich von IT-Automatisierung zu profitieren, braucht es einen zentralen Treiber und Promoter für Prozessautomatisierung, der

  • aktiv auf Ihre Fachabteilungen und Prozess-Verantwortlichen zugeht
  • bestehende Prozesse im Team challenged, digitalisiert und automatisiert
  • auch weniger technik-affine Kolleg*innen von Vorteilen der Automatisierung überzeugt
  • technisch berät und die Einführung eines Roboters kulturell begleitet
  • Synergien bei der Abbildung ähnlicher Prozesse erkennt und hebt
  • Lösungsoffen die beste technische Plattform für die Kolleg*innen wählt
  • Entlastungen monitort und Prozessautomatisierungen nachjustiert, wo sinnvoll

Diese zentrale Abteilung in Ihrem Unternehmen, also ein Automatisierungs-Kompetenz-Centrum, ein sogenanntes Center of Excellence, nennen wir Center of Automation.

5 typische Fehler, die Sei bei der Prozessautomatisierung vermeiden sollten – und wie ein Center of Automation Ihnen dabei hilft.
Automatisierung hat das Potenzial Ihr Unternehmen langfristig fit zu machen für Wachstum – aber nur, wenn es von Anfang an professionell und strategisch gesteuert wird. Das haben wir bei BTC in vielen Kundenprojekten gelernt. In diesem Whitepaper erfahren Sie, welche 5 Fallstricke typischerweise Automatisierungsprojekte hemmen – und wie Sie sie mithilfe Ihres Center of Automation gekonnt umschiffen.

Nebenher wird’s schwer! Jetzt auf die Überholspur wechseln

Sie haben bereits Erfahrungen mit RPA, MS Power Plattform, Automic und vergleichbaren Automatisierungstools gesammelt und festgestellt, dass Prozessautomatisierung punktuell Performance steigern und Entlastung bringen kann – und trotzdem sind Sie zögerlich in der Bewertung der strategischen Einordnung. Dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft.

In einer Studie der IDC gaben die befragten Firmen an, dass Ihnen Ressourcen für die Wartung und den Betrieb der Automatisierung fehlten. Auch klagen die Mitarbeitenden darüber, nicht ausreichend geschult und eingebunden zu werden.

Erfahren Sie, wie gut Sie im Vergleich mit anderen Unternehmen Ihre Automatisierungspotenziale nutzen.
Nutzen Sie Prozessautomatisierung bereits strategisch, um die Effizienz in Ihrem Unternehmen bestmöglich zu steigern und Ihren Mitbewerbern in Sachen Schnelligkeit, Fehlervermeidung, Servicelevel am Kunden und Mitarbeiterentlastung einen Schritt voraus zu sein?

Unser umfangreicher Benchmark verrät Ihnen, wo Sie aktuell stehen und was Ihre nächsten Schritte zum automatisierten Erfolg sein können.

Investieren Sie jetzt 5 wertvolle Minuten in die digitale Zukunft Ihres Unternehmens!

Zentral gesteuerte Prozessautomatisierung rechnet sich!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie über die strategische Einordung der Prozessautomatisierung über Ihr gesamtes Unternehmen hinweg einen tragfähigen, operativen Nutzen erwirtschaften.

Zunächst gestatten Sie uns eine simple Rechnung: Nehmen wir an, Ihre von der Automation betroffenen Mitarbeitenden würden nur 2% Ihrer Arbeitszeit durch Prozessautomatisierung im Jahr einsparen. Sie können also ca. 10 Minuten pro Tag für kreative Tätigkeiten nutzen. Das sind im Jahr 4,4 Arbeitstage. Würden Sie Ihre gesamte Belegschaft befragen, was sie gern als unliebsame Tätigkeit automatisiert hätte, würden vielleicht 30% mit Ideen antworten. Bei einer Belegschaftsgröße von 1000 Mitarbeitenden könnte somit ein Arbeitszeit-Äquivalent von 6 Mitarbeitenden im Jahr für kreative, wertschöpfende Tätigkeiten Freiraum erhalten.

Ihr Automatisierungs-Exzellenz-Centrum: Center of Automation.

Das „Center of Automation“ ist eine operative Einheit aus Automatisierungsexpert*innen Ihres Unternehmens und von BTC. Hier sammeln und qualifizieren Sie Automatisierungsideen Ihrer Belegschaft, programmieren diese mittels geeigneter Technologien und warten die digitalen Assistenten. Die Expert*innen begeistern auch weniger affine Kolleg*innen dafür Prozesse digital abzubilden und mittels Automatisierung Ihre Mitarbeitenden zu entlasten.

Ein Center of Automation erlaubt es Ihnen

  • Unternehmensweite Automatisierung zentral zu steuern und auszuwerten.
  • Prozesse schneller und skalierbar zu automatisieren.
  • auf sich verändernde Markterfordernisse flexibler zu reagieren.
  • Automatisierungserfolge messbar und optimierbar zu steuern.
  • gemeinsame Erfolge im Unternehmen transparent zu machen.
  • all Ihre Fachabteilungen gleichermaßen von Automatisierungen profitieren zu lassen.
  • Ihre Compliance zu verbessern.
  • aus kleinteiligen Projekterfahrungen eine tragfähige/langfristige operative Strategie zu formen.
  • für Ihren Unternehmenserfolg unverzichtbare Einsparungen zu realisieren.
  • der Konkurrenz in Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit digital vorauszueilen.

Ein Center of Automation bringt Automatisierungen in Unternehmen auf ein neues Strategie-Level:

  • Strategisches Automatisieren: Die Etablierung eines Center of Automation stellt eine strategische Entscheidung dar und sorgt für das erforderliche organisationsweite Commitment zur Automatisierung, deren Akzeptanz sowie eine hohe Sichtbarkeit.
  • Stabiler operativer IT-Betrieb: Automatisierungen werden im Center of Automation professionell überwacht, Fehler so frühzeitig erkannt und behoben
  • Effiziente Umsetzung und Governance: Ihr Center of Automation arbeitet nach zuvor festgelegten Richtlinien und Methodiken – Automatisierungen werden mit gleichbleibend hohen Standards erstellt und das Wissen im Team gestreut
  • Von der Idee zur Automatisierung: Ihr Center of Automation nimmt alle Prozesspotenziale auf, bewertet Nutzen und Wirtschaftlichkeit und unterstützt den Fachbereich darin, eine passgenaue Automatisierung zu entwerfen.
  • Befähigen der Anwender: Ihr Center of Automation ist zentraler Ansprechpartner für Fragen rund um Automatisierung, inspiriert durch Best Practices und befähigt Fachanwender*innen dazu, Prozesse eigenständig digital zu denken und Automatisierungen als „Citizen Developer“ sogar selbst zu betreiben und zu erweitern.
  • Immer im Sinne des Nutzers: Ein technologieneutrales Center of Automation findet die passende Lösung für immer neue Anforderungen. Innerhalb Ihres Center of Automation werden neue technologische Werkzeuge auf dem Markt bewertet bzw. bestehende durch neue Tools ergänzt – immer mit dem Ziel, den Grad an Automatisierung weiter zu erhöhen und auf aktuellem Stand zu halten.
Ein Center of Automation ist kein fertiges „Produkt“, das von Anfang an feststeht. Dazu sind die Bedingungen und Einflüsse unternehmensübergreifend viel zu unterschiedlich und die Gefahr groß, dass die Ziele der Automatisierung durch einen Blueprint nicht erreicht werden. Wird von Ihrer Unternehmensleitung die Entscheidung getroffen, den Einsatz von Automatisierung als strategisch bedeutsames Ziel festzulegen, dann begibt man sich als Unternehmen vielmehr auf einen Weg.

Der Startschuss fällt mit Ihrem Commitment zur Automatisierung

Der Einstieg in die Automatisierung erfolgt oftmals anhand eines kleinen fachbereichsinternen Pilotprojektes, in dem ein oder zwei Prozesse automatisiert werden. Der Betrieb und die Umsetzung weiterer Automatisierungen in der gleichen oder in anderen Abteilungen findet in der Folge dann oftmals unkoordiniert und mit wenig Effizienz statt.

Dabei sollte bereits mit Ihrem ersten Pilotprojekt und geringem Mehraufwand die Grundsteine für ein späteres Center of Automation gelegt werden.

In unserem Workshop „Center of Automation“ klären wir die Basis für ein erfolgreiches Robotic Operating Model in Ihrem Unternehmen:

  • Wie sieht die aktuelle und künftige Automatisierungsstrategie aus?
  • Welche Erfahrungen hat Ihr Unternehmen mit welcher Automatisierungssoftware gemacht?
  • Welche Prozesspotenziale sind zu erwarten und wie ist der Nutzen?
  • Welche Aufgaben sollen im Center of Automation künftig durch das Unternehmen selbst, welche durch die Automatisierungs-Expert*innen der BTC übernommen werden?

Ziel ist es das Commitment von all Ihren internen Stakeholdern einzuholen und erste Pilotbereiche für das strategische Vorgehen aus dem Center of Automation festzulegen.

Organisation eines Center of Automation

Automatisierung kennenlernen mit dem Automatisierungspiloten

  • Start in der Regel in einem Fachbereich mit hohem zu erwartendem Nutzen der Automatisierung
  • Ein Ziel Ihres Center of Automation sollte es sein, möglichst technologieneutral zu agieren – zum Start hilft es aber, sich erst einmal auf eine geeignete Technologie wie RPA, Low Code-Applikation oder eine Automatisierungsplattform festzulegen
  • Inhalte des Piloten: Aufbau der erforderlichen Infrastruktur mit Unterstützung der IT, Vorgehensmodell/“Lebenszyklus“ einer Automatisierung kennenlernen und etablieren, Kriterien für „gute“ Automatisierungspotentiale kennenlernen
  • Mindestens eine Automatisierung wird im Rahmen des Piloten in Betrieb genommen, um daran das Vorgehen kennenzulernen
  • Rollen werden zunächst größtenteils durch BTC-Mitarbeitende besetzt – im Piloten sollte zugleich ein Coaching erfolgen, um die Aufgaben und erforderlichen Kompetenzen kennenzulernen und einzuschätzen
  • Ein Ziel für das Center of Automation kann künftig sein, dass es hybrid aus Unternehmen und BTC besteht – je nach möglichen Kapazitäten
  • Ziele dieser Phase sind: Automatisierung kennenlernen, möglichen Nutzen einschätzen und Grundzüge eines Center of Automation legen

Center of Automation etablieren und wachsen lassen

  • Konnte der Automatisierungspilot überzeugen, wird das Center of Automation offiziell etabliert – in der Regel zunächst als „virtuelles Team“.
  • Die Strukturen aus dem Piloten können übernommen werden, sodass die bereits vorhandenen Aufwände in die nächste Phase einfließen.
  • Best Practices und feste Konventionen sorgen für Standards und damit auch für eine effiziente Automatisierung und einen sicheren Betrieb.
  • Wichtiges Ziel ist es Ideen für Automatisierungen zu sammeln, zu bewerten und umzusetzen.
  • Schon während der Pilotphase sollte ein Automatisierungs-Champion Werbung im Unternehmen machen und eine zentrale Stelle zum Einsteuern von Ideen anbieten.
  • Im weiteren Verlauf empfiehlt sich im Center of Automation ein iteratives Vorgehen.
  • Das Center of Automation wird sich in der Folge immer fester etablieren und je nach Menge der Prozesspotenziale wachsen.
  • Automatisierungen, die größere Teile des Unternehmens betreffen, werden immer auch durch einen Lösungsarchitekten bewertet, um die passenden Technologien und Ansätze auszuwählen.

Auftakt mit dem Workshop „Automatisierungsstrategie“

1. Ihre Herausforderung verstehen

  • IST Aufnahme soweit es im Vorfeld z.B. durch Interviews möglich ist
  • Gemeinsam festlegen, wer am Workshop teilnehmen sollte -> Stakeholder, potentielle Sponsoren!

2. Workshop

  • Nutzen Automatisierung, aber auch Grenzen bzw. Verantwortung bei Automatisierungsentscheidungen
  • Strategischer Fokus „Center of Automation"
  • Interne Stakeholder eines Robotic Operating Models
  • Wie ermitteln wir Automatisierungspotentiale? („Discover“)
  • Wie erfolgt die Überleitung in die Umsetzung? („Build“)
  • Wie behält das Center of Automation in einer wachsenden Landschaft an Automatisierungen den Überblick? („Manage“)

3. Gemeinsames Etablieren und Betreiben des Center of Automation

Weitere Details zum Workshop entnehmen Sie bitte dem anliegenden Flyer zum Download.

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Werden auch Sie Teil unserer Automation-Community

Unsere Kunden haben entschieden! Auf vielfachen Wunsch der zahlreichen Teilnehmer*innen unserer Automation-Community aus dem Automation Talk, dem regelmäßigen Austauschformat rund um spannende Automatisierungsthemen, möchten wir die Plattform auch zukünftig weiter anbieten.

Unsere bisherigen Themen waren unter anderem:

  • Wie können Automatisierungspotenziale in Unternehmen identifiziert werden? Vorgehensweisen, Methoden und Strategien 
  • Die Auswahl der entsprechenden Technologie(n), um das volle Potenzial von Automationsvorhaben auszuschöpfen und möglichst schnell Effizienzsteigerungen zu erzielen.

Wenn Sie Teil unserer Community werden wollen, sprechen Sie uns gern an! Wir laden Sie dann automatisch zum nächsten Automation-Talk ein.

Eine Teilnahme ist wie immer kostenlos und vollkommen unverbindlich.

Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

Gabriele Schumacher
Senior Management Consultant