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Sicheres Dokumentenmanagement mit SharePoint Online – Dank automatischer Klassifizierung

Thema: Datenschutz, SharePoint Online, MS 365
Datum: 26.07.22
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Maciej Jan Mrezar

Sicheres Dokumentenmanagement mit SharePoint Online – Dank autom. Klassifizierung


Unternehmen und Organisationen produzieren tagtägliche unzählige Dokumente. Ganz egal, ob Angebote, Rechnungen, Dokumentationen oder Vorlagen - viele von diesen Dokumenten beinhalten kritische und vertrauliche Informationen, die es entsprechend aufzubewahren und zu schützen gilt!
Wie aber kann man bei dieser Großzahl an Dokumenten feststellen, welche davon besonders schützenswert sind? Wie findet man diese, um sie angemessen zu schützen und sicherzustellen, dass sie konform bearbeitet und freigegeben werden? Und wie können Unternehmen all dies effizient, verlässlich und skalierbar gestalten?
Genau für diese Fragen und Herausforderungen hat Microsoft die automatische Klassifizierung von Dokumenten entwickelt. In Verbindung mit SharePoint Online gestalten Sie mit der Purview Information Protection eine intelligente und sichere Plattform für hybride Zusammenarbeit.

Microsoft Purview Information Protection: Sicher und skalierbar

Mit den Vertraulichkeitsbezeichnungen der Microsoft Purview Information Protection können Dokumente entsprechend ihrer Inhalte markiert, geschützt und überwacht werden. Entsprechend definierte Richtlinien bestimmen, wie schützenswert eine Datei ist und welche Mechanismen zum Schutz dieser Datei greifen sollen.
Diese Klassifizierung kann entweder manuell durch die Benutzer über eine simple Benutzeroberfläche im Dokument erfolgen oder auch automatisch.

Bei automatischer Klassifizierung von Dokumenten werden im Voraus Richtlinien mit Bedingungen erstellt. Diese bestimmen folglich welche Inhalte wie klassifiziert werden und die damit verbundenen Schutzmechanismen erhalten.
Die Vorteile dieser Lösung liegen auf der Hand:
Es ist nicht mehr notwendig, die Benutzer bezüglich der Anwendung der Labels zu schulen. Zudem können Mitarbeitende von folgeschweren Fehlern geschützt werden, die durch versehentlich falsche Datenklassifizierungen entstehen können. Die Automatisierung ermöglicht somit eine sichere und skalierbare Lösung - auch bei hunderttausenden von Dokumenten. Voraussetzung dafür ist die Definierung robuster Regeln.

Sicherheit für Ihre wichtigsten Dokumente ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Mitarbeitenden!

Die sogenannte Service-seitige Klassifizierung von Dokumenten kann durch die M365- Admins als Richtlinie für die  SharePoint Online Seiten und OneDrive Konten erstellt und veröffentlicht werden - Unternehmensweit oder auch nur für ausgewählte Bereiche.
Hierfür müssen den Mitarbeitenden keine zusätzlichen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden.

Ein Klassifizierungsbeispiel könnte dabei wie folgt aussehen:
Es werden alle Dokumente klassifiziert, die in SharePoint Online abgelegt sind und Kreditkartennummern, Personalnummern oder personenbezogene Informationen beinhalten. Diese Dokumente werden mit der Bezeichnung "Vertraulich" markiert und dadurch entsprechend geschützt. So werden diese Dokumente verschlüsselt, mit einem Wasserzeichen versehen und verhindert, dass sie an externe Mailadressen versendet werden. Die Richtlinien sind dabei flexibel - bei Bedarf kann es nur ausgewählten Benutzergruppen, wie Human Resources oder der Buchhaltung ermöglicht werden, solche Dokumente an externe Mailadressen zu versenden.

Hybride Zusammenarbeit einfach & sicher gestalten

Für besondere Anforderungen können benutzerdefinierte Typen von vertraulichen Informationen erstellt werden, die dann als Bedingung für die Autoklassifizierung verwendet werden. Dadurch können bestimmte Dokumentenvorlagen oder Projektbezeichnungen automatisch klassifiziert werden, um besondere Complianceanforderungen zu erfüllen.
Alle Richtlinien können weiter verfeinert werden, um beispielsweise nur die Dokumente zu klassifizieren, bei denen die vertraulichen Informationstypen mehrmals vorkommen.

In diesem Beitrag haben wir bereits thematisiert, wie Sie die Flut an Dokumentenversionen mit SharePoint Online beenden können und sicher sein können, dass keine Informationen verloren gehen. Mit Versionierung und mehrstufigen Löschprozessen in SPO heben Sie ihr Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe und ermöglichen nahtlose hybride Kollaboration. Mit Microsoft Purview Information Protection ermöglichen Sie zudem einen umfassenden Schutz Ihrer Daten, ohne dabei die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. Dies bestätigt auch der KuppingerCole Market Compass for Secure Collaboration, der Microsoft als einziges Unternehmen in allen fünf Kategorien Sicherheit, Bereitstellung, Interoperabilität, Benutzerfreundlichkeit und Marktposition die höchstmögliche Bewertung „Strong Positive“ attestiert.

Vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Termin, wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten.

Als Full-Service Provider stehen wir Ihnen bei der Beratung und Konfiguration der Autoklassifizierungsrichtlinien, über die Konzipierung und Implementierung bis zum Betrieb einer holistischen Informationssicherheit-Strategie stets partnerschaftlich zur Seite!
Mit Lösungen von Microsoft und den Experten der BTC sind Ihre Daten Sicher – egal wie viele es sind und wo sie sich befinden – entsprechend Ihrer individuellen Complianceanforderungen!




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