Datenschutzerklärung Recruiting Prozess
Anbahnung Bewerbungsprozess CRM:
Wir stehen im Kontakt mit dem Ziel, den Bewerberprozess mit Dir gemeinsam erfolgreich zu durchlaufen und Dir eine Stelle bei der BTC anbieten zu können. Um den von Dir hergestellten Kontakt zu unserem Recruiting Team zu organisieren, setzen wir ein Candidate Relationship Management (CRM) Werkzeug ein.
Das bedeutet: Solltest Du Dich noch nicht für eine passende Stelle entschieden haben, hast Du damit die Möglichkeit, von uns regelmäßig über Neuigkeiten bezüglich unserer Stellen, die in deinem Interesse liegen könnten, von unserem Recruiting Team informiert zu werden. Das CRM wird durch das von uns beauftragte Unternehmen talentry technisch bereitgestellt und von unserem Recruiting Team inhaltlich verantwortet.
Da Du den Bewerberprozess noch nicht gestartet hast, ist es aus unserer Sicht erforderlich, eine Einwilligung für die Kontaktpflege einzuholen. Diese wird durch das Tool talentry an Dich durch das sogenannte „Double Opt In“ eingeholt – es ist wichtig, dass Du Deine Mails im Blick hast und darauf reagierst.
Die Erlaubnis der Kontaktaufnahme entnehmen wir aus dem hergestellten Kontakt per Mail und oder anderen Informationskanälen. Wir gehen davon aus, dass die von Dir bereitgestellte oder veröffentlichte Kontaktadresse in deinem Besitz und Zugriff ist.
Solltest Du Fragen zum CRM haben, wende Dich gerne an unsere Prozessverantwortlichen. Die Aufnahme in das CRM ist freiwillig. Wir handeln diesbezüglich nur im gegenseitigen Interesse, um den Bewerbungsprozess erfolgreich abzuschließen
Im Zuge der Anbahnung eines Bewerbungsprozesses übermittelst Du uns personenbezogene Daten im datenschutzrechtlichen Sinne. Dazu ist eine Rechtsgrundlage erforderlich:
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DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a (Aufnahme in das CRM)
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DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit
DSGVO Art. 88 Abs. 1 in Verbindung mit
BDSG §26 Abs. 1, 2 (Verzicht auf CRM, einfaches Verfahren)
Die BTC sorgt unabhängig davon, von wo auf deine Daten zugegriffen wird, für den Schutz deiner persönlichen / personenbezogenen Daten und hält sich an datenschutzrechtliche Gesetze.
Deine Daten werden ausschließlich im europäischen Wirtschaftsraum gespeichert- unsere Dienstleister handeln nur nach unseren Anweisungen.
Auswahlverfahren
Im Rahmen des Auswahlverfahrens werden virtuelle Vorstellungsgespräche über Microsoft Teams durchgeführt. Dies gibt uns die Möglichkeit, zusätzlich sowie automatisiert zu protokollieren (transkribieren). Hierfür setzen wir die Transkriptions- und Zusammenfassungsfunktionen von Microsoft Teams und Copilot für Teams ein. Microsoft Copilot wird ausschließlich zur Sprache-zu-Text-Umwandlung und zur inhaltlichen Zusammenfassung eingesetzt.
Die KI trifft keine Eignungs- oder Auswahlentscheidungen und unterliegt einer menschlichen Kontrolle. Microsoft verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nicht zu eigenen Zwecken (z. B. Training von KI Modellen). Es sind keine unter der KI-Verordnung zuzuordnende KI-Systeme im Einsatz.
Rechtsgrundlage automatisierte Protokollierung:
- DSGVO Art. 6, Abs. 1) lit. a
Freiwilligkeit
Deine Eingabe von Daten im Online-Formular zum Bewerbermanagementsystem auf unserer Webseite und die Zusendung personenbezogener Daten und insbesondere die Einwilligung in unsere Datenverarbeitung sind freiwillig. Deine Einwilligung ist erforderlich, damit wir deine Daten in unser Bewerbermanagementsystem und Candidate Relationship Management System aufnehmen und bearbeiten können.
Bei der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch wirst Du über die Transkription des Gesprächs informiert. Im Gespräch selbst wirst Du dann um dein Einverständnis gefragt.
Einwilligung Online Bewerbung
Bei der Online-Bewerbung willigst Du mit der Eingabe Deiner Daten darin ein, dass die anfallenden personenbezogenen Daten innerhalb der BTC-Gruppe zum Zwecke einer Stellenbesetzung gespeichert und verarbeitet werden.
Die üblichen erhobenen Datenkategorien sind:
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Anschreiben mit Kontaktdaten (Telefon, Mail, Postanschrift)
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Lebenslauf
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Zeugnisse und berufliche / fachliche Qualifikationsnachweise
Solltest Du nicht einwilligen wollen oder können, wende Dich gerne direkt an unseren Prozessverantwortlichen (siehe unten). Bitte beachte, dass wir Deine Bewerbung ohne Deine Einwilligung nicht berücksichtigen können.
Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen werden folgende Daten verarbeitet:
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technische Metadaten (z. B. Zeitpunkte, verwendete Plattform, Browser),
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ggf. Video und Ton
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ggf. aus der Sprache abgeleitete Textdaten (Transkript) und daraus erstellte Gesprächszusammenfassungen (temporär)
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Gesprächsdokumentation erstellt durch Deinen Gesprächspartner
Wichtig: Es erfolgt durch den Einsatz der Transkription keinerlei Analyse, z. B. von Emotionen, Persönlichkeitsmerkmalen oder Verhaltensprofilen oder Sonstiges. Diese Funktionen unterliegen der KI-Verordnung und gelten als Hochrisiko Systeme.
Die automatisierte Transkription eines Vorstellungsgesprächs kannst Du vor und im Gespräch jederzeit ablehnen, ohne dass Dir hierdurch Nachteile im Bewerbungsverfahren entstehen. In diesem Fall führen wir das Gespräch ohne Transkription fort.
Zweck der Erhebung und Verarbeitung deiner persönlichen Daten
Mit Deiner Bewerbung zeigst Du uns Dein Interesse an einer Beschäftigung in einem Unternehmen der BTC-Gruppe (nachfolgend BTC) und stellst uns deine personenbezogenen Daten über deine konkrete Bewerbung hinaus zum Zweck einer Stellenbesetzung zur Verfügung.
Die von Dir erfassten persönlichen Daten werden ausschließlich zum Zweck einer Stellenbesetzung im Bewerberauswahlprozess verwendet, um Deine Eignung zur beworbenen Stelle sowie alternativen Stellenangebote zu prüfen.
Die Transkription von virtuellen Vorstellungsgesprächen nutzen wir temporär als Hilfsmittel zur Gesprächsprotokollierung. Im Anschluss des Gesprächs erfolgt eine manuell erstellte Dokumentation durch das Recruiting, so dass Fehler durch die KI-Unterstützung vermieden werden. Das Transkript und die Aufzeichnung werden unmittelbar nach Fertigstellung dieser Dokumentation wieder gelöscht.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Die Entscheidung über eine Einstellung erfolgt ausschließlich durch verantwortliche Personen.
Deine personenbezogenen Daten werden keinen Dritten außerhalb der BTC-Gruppe zur Verfügung gestellt, es sei denn, dass hierzu eine behördliche Anordnung vorliegt.
Widerruf
Solltest Du dies von einem bestimmten Zeitpunkt an nicht mehr wünschen, kannst Du eine E-Mail an bewerbung@btc-ag.com unter Angaben deiner Kontaktdaten zwecks Prüfung deiner Identität senden. Deine Daten werden nach Bestätigung deiner Identität unverzüglich gelöscht.
Zugriffsrechte
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden Deine persönlichen Daten von der Recruiting-Abteilung der BTC sowie weiteren autorisierten Personen im Auswahlprozess, insbesondere von den in den Bewerbungsprozess eingebundenen und autorisierten Fach- und Führungskräften, innerhalb der BTC-Gruppe zur Kenntnis gebracht, sofern Du einverstanden bist mit der Aufnahme in das CRM und Aufnahme in den Bewerber-Pool der BTC-Gruppe. Das ist unser Standardvorgehen und liegt somit in unserem und in Deinem Interesse.
Deine Rechte
Die Datenschutzrechte findest Du unter Datenschutzerklärung.
Zur Wahrung Deiner Rechte sendest Du bitte eine E-Mail an bewerbung@btc-ag.com mit Angaben deiner Kontaktdaten (Identifikation und Rückmeldung) und soweit Dir das möglich ist der Kontext deiner Anfrage.
Solltest Du einen Anlass zur Beschwerde bezüglich unserer Datenverarbeitung haben, kannst Du Dich an unseren nach gesetzlichen Anforderungen entsprechend bestellten Datenschutzbeauftragten (datenschutz@btc-ag.com) wenden.
Darüber hinaus steht es Dir frei, Kontakt mit der niedersächsischen Aufsichtsbehörde für Datenschutz aufzunehmen, die für die BTC AG zuständig ist.
Aufbewahrung Deiner personenbezogenen Daten
Wir speichern Deine personenbezogenen Daten so lange, wie es nötig ist, um den Bewerbungsprozess auszuführen und nur solange Du damit einverstanden bist (Widerruf). Ist deine Bewerbung nach zwölf Monaten nicht mehr Teil eines Bewerbungsverfahrens, werden Deine Bewerbungsunterlagen samt Korrespondenz gelöscht.
Sollten wir Dir eine Stelle in deinem Interesse in Aussicht stellen können, werden wir vor Ablauf der Jahresfrist Kontakt mit Dir aufnehmen und die Frist verlängert sich um ein weiteres Jahr, sofern Du damit einverstanden bist.
Einwilligung von Bewerbern/innen (bis 15. Lebensjahr)
Sollten Du noch keine 16 Jahre alt sein, müssen wir auf eine Einwilligung deines gesetzlichen Vertreters (i.d.R. Deiner Eltern) durch die formlose Angabe der Kontaktdaten und Unterschrift auf diesem Dokument und Beilage in deinen Bewerbungsunterlagen bestehen. Solltest Du dies aus triftigen Gründen nicht umsetzen können, setze Dich bitte mit dem Prozessverantwortlichen in Verbindung.
Verantwortliche Stelle (Gesetzliche Angabe gemäß DSGVO)
BTC AG
Escherweg 5
26121 Oldenburg
Prozessverantwortlicher
Human Resources
E-Mail: bewerbung@btc-ag.com
Datenschutzbeauftragter BTC AG
Mail: datenschutz@btc-ag.com
Postalisch:
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
BTC AG
Escherweg 5
26121 Oldenburg
FAQ
Solltest Du den Postweg oder die Zusendung per Mail wählen, hast Du die Möglichkeit, diese Einwilligungserklärung auszudrucken, formlos deine Kontaktdaten und deine Unterschrift zu ergänzen, einzuscannen und deinen Bewerbungsunterlagen beizufügen. Dies beschleunigt den Vorgang in deinem Interesse.
Deine personenbezogenen Daten werden durch uns erhoben und gespeichert, wenn Du uns diese per E-Mail oder Post zusendest oder durch die Eingabe von Daten im Online-Formular zum Bewerbermanagementsystem auf unserer Webseite zur Verfügung stellst.