Zielsetzung und Projektverlauf
Gasunie Deutschland stand 2024 vor einer bedeutenden Transformation: Die Einführung von Microsoft 365 Copilot.
Mithilfe dieses Projekts sollten bestimmte Arbeitsprozesse durch intelligente Vorschläge in Bereichen wie Inhalt, Design, Funktionen oder Formeln optimiert werden.
Das Ziel: Anwendungen in Word, PowerPoint, Excel, Outlook und Teams effizienter zu gestalten, um es den Mitarbeitenden zu ermöglichen, sich in ihrem Alltagsgeschäft noch professioneller und effektiver aufzustellen.
Das BTC Team arbeitete in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen bei GUD zusammen, um die gesetzten Projektziele zu erreichen. Diese intensive Zusammenarbeit war essenziell, um die verschiedenen Anforderungen zu bündeln und erfolgreich umzusetzen. Nach einer auf zwei Gruppen aufgeteilten Testphase folgte der Rollout auf alle Mitarbeitenden, die Zugriff benötigten. Zusätzlich wurde ein “Copilot-Forum” ins Leben gerufen, aus dem heraus Sprechstunden für die Nutzer*innen angeboten wurden, um technische Fragen zu klären oder Use Cases vorzustellen. Zusätzlich wurden Wissensbeiträge an das Forum geteilt, z.B. zur Nutzung von Transkription in Copilot oder Tipps für Outlook.
Herausforderungen und Lösungen
Das Projekt wurde angelehnt an agile Frameworks in Iterationen durchgeführt. Umsetzung und Kommunikation wurden regelmäßig überführt und angepasst, was aufgrund des neuen Umfeldes und Möglichkeiten der Copilot Funktionen wichtig und hilfreich war. So konnte auf Änderungen schnell reagiert werden. Auch Wechsel in der Projektbesetzung und technische Anpassungen im Bereich Security & Compliance stellten das Team vor immer neue Aufgaben. Änderungen seitens Microsoft führten zudem zeitweise zu Fehlermeldungen, die sofort gelöst und transparent kommuniziert werden mussten.
Doch das Team meisterte diese Hindernisse durch kontinuierliche Anpassungen der Planungen und stetige Kommunikation. Entscheidend waren hierbei die lückenlose Dokumentation und Schärfung des Projektscopes sowie der Abgleich mit den Wünschen des Kunden und darauf entsprechend zu reagieren. Diese Transparenz gegenüber allen Parteien stellte sicher, dass die Anforderungen des Kunden entsprechend umgesetzt werden konnten.
Fazit
Der Microsoft 365 Copilot wurde erfolgreich implementiert und optimiert nun tagtäglich die Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Die Effizienz und Kreativität der Nutzer*innen der M365 Apps wurde erheblich gesteigert. Der Kunde zeigte sich sehr zufrieden mit den Ergebnissen des Projekts. „Die Einführung von Microsoft 365 Copilot hat unsere Arbeitsweise tatsächlich verändert. Es ist beeindruckend, wie nahtlos das BTC Team alle Herausforderungen gemeistert hat“, so Dr. Kathrin Grotjahn, GI Integration & Workplace, Gasunie.