Microsoft Outlook Integration in SAP IS-U

Microsoft Office Mail in SAP IS-U integrieren

BTC | oliPRO bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails direkt in SAP IS-U zu verwalten und dort Ihren Geschäftskontakten zuzuordnen. Dank der Übernahme der Struktur aus Microsoft Outlook Mail können Sie nahezu wie zuvor gewohnt arbeiten, jedoch viel einfacher und in erheblich kürzerer Zeit.

Umständliche Prozesse verschlanken

Schriftverkehr, beispielsweise mit Kunden, erfolgt heutzutage weitestgehend digital per E-Mail. Dies schließt wichtige Informationen in Form von schriftlichen Vereinbarungen und Dokumenten ein, wie zum Beispiel Kündigungen. In vielen Unternehmen ist das E-Mail-System jedoch unabhängig vom SAP-System. Die E-Mails müssen daher entweder separat an einem anderen Ablageort hinterlegt werden oder über Umwege zunächst an einem Zwischenspeicherort abgelegt werden, bevor sie in das SAP-System überführt werden können.

Ein separater Ablageort erfordert einen Wechsel zwischen den Systemen, der Zeit kostet. Hinzu kommt, dass Such-, Sortier- oder Filterfunktionen oft nicht vorhanden sind oder die jeweiligen Daten, wie z. B. das Eingangsdatum der E-Mail, manuell hinzugefügt werden müssen. Auch hier entsteht ein erheblicher Zeitaufwand.

Die Ablage im SAP-System über einen Zwischenspeicherort birgt ähnliche Probleme. Zwar entfällt der Systemwechsel im Nachhinein, der vorangehende zeitliche Aufwand ist dennoch vorhanden und auch die in Microsoft Outlook Mail bereits enthaltenen Daten, wie Absender oder Eingangszeitpunkt, gehen verloren.

In beiden Fällen ist das Vorgehen ineffizient und umständlich.

Microsoft Office Mail in SAP-Optik – das bietet BTC | oliPRO

Mit der von BTC entwickelten SAP IS-U -Erweiterung BTC | oliPRO integrieren Sie Microsoft Outlook Mail direkt in Ihr SAP-System. Dort können Sie dann zum Beispiel Ihren gesamten Posteingang abrufen. Die Struktur, die Sie in Microsoft Outlook Mail für sich festgelegt haben, bleibt dabei erhalten. Folglich können Sie sich weiterhin wie gewohnt und demzufolge schnell zurechtfinden. Aus dem Posteingang heraus können Sie Ihre E-Mails direkt und auf einfache Weise dem gewünschten Objekt zuordnen. Auch ein zentraler Einstieg über den Geschäftspartner ist möglich. Von dort aus können Sie über die „Outlook Mailimport“-Funktion in den Posteingang wechseln und dort die zu hinterlegende E-Mail auswählen.

Die Funktionen des BTC | oliPRO-AddOns im Überblick:

  • Sortierfunktion, z. B. nach Eingangsdatum
  • Suchfunktion
  • Filterfunktion
  • Markierung der E-Mails als gelesen bzw. ungelesen
  • Löschen von E-Mails
  • Vorschau der Zuordnung von E-Mails zu Objekten als „.msg“-Datei,
  • Mehrfachselektion möglich
  • Hinzufügen von Anlagen und Notizen
  • Umbenennung der Betreffzeile (Präfix) nach Import möglich

Technisch erfolgt der Aufruf der abgelegten E-Mails über generische Objektdienste (GOS). Der Zugriff auf Microsoft Outlook Mail erfolgt über SAP ABAP OLE, wobei am Frontend keine Anpassung notwendig ist. Die Ablage der E-Mails wird über SAP BDN durchgeführt, sodass sie sich physisch in der SAP-Datenbank oder im DMS (über SAP ArchiveLink) befinden. Die jeweiligen Funktionen werden über SAP GUI abgerufen. Eine Erweiterung auf weitere User Interfaces ist aktuell in Planung.

BTC berät Sie gern!

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