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SharePoint Online - Wie Sie die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten nahtlos und sicher gestalten

Thema: MS 365, SharePoint Online
Datum: 10.08.22
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Marshal Shrestha

SharePoint Online - Wie Sie die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten nahtlos und sicher gestalten


In diesem Beitrag haben wir Ihnen bereits aufgezeigt, wie Sie Dank gleichzeitiger Bearbeitung in SharePoint Online zeitsparend mit Ihren Mitarbeitenden kollaborieren können und zusätzlich der Flut an verschiedenen Versionen des gleichen Dokuments ein Ende setzen können.
Dank der automatischen Versionierung und des mehrstufigen Löschprozesses müssen Sie keine Angst haben, dass Informationen verloren gehen.
Nachdem das Dokumentenmanagement mit SharePoint Online in der Organisation etabliert wurde und von den Mitarbeitenden tagtäglich gelebt wird, kommt erfahrungsgemäß die Frage nach dem Umgang mit Dokumenten auf, die u.a. auch für externe Beteiligte bestimmt sind.
Soll ich diese als Kopie im Anhang versenden oder dem Empfänger doch den Link des Dokuments zukommen lassen, um die zeitgleiche Kollaboration zu ermöglichen?

Was Sie beim External Sharing beachten sollten

Wenn Sie mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten möchten, können Sie die externe Freigabe verwenden. Dazu einfach im Dokument auf den Button „teilen“ in der oberen rechten Ecke klicken und die E-Mail-Adresse einfügen. Anschließend können Sie zudem entscheiden, ob der Empfänger das Dokument nur lesen darf oder aktiv mitarbeiten darf und auch den Download des Dokuments verhindern.
Somit können Sie nahtlos und zeitsparend Dokumente teilen und gemeinsam an Projekten, Dokumente und Tabellen arbeiten.
Durch diese Einladung wird für den Empfänger eine Gast-Identität erstellt, welche zentral von den Administratoren des eigenen Unternehmens verwaltet werden. Dort können die Rechte der Gäste verwaltet werden, sodass diese beispielsweise eine SharePoint-Seite aktiv bearbeiten oder nur lesend einsehen können.
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SharePoint Online - Wie Sie die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten nahtlos und sicher gestalten
SharePoint Online
Unternehmen produzieren tagtägliche unzählige Dokumente - viele davon enthalten vertrauliche und schützenswerte Informationen. Erfahren Sie hier, wie Sie diese automatisiert schützen können.
Generell sollten Sie jedoch aufmerksam prüfen, welche Dateien Sie mit Personen außerhalb des Unternehmens teilen und vertrauliche Dokumente davon ausschließen.
In diesem Artikel haben wir bereits thematisiert, wie die automatische Klassifizierung in SharePoint Online dabei unterstützt und Ihre Mitarbeitenden vor versehentlichen Datenschutzverstößen schützen kann.
Eine ausgeprägte Governance ist essenziell, wenn Sie mit externen Beteiligten zusammenarbeiten möchten.
So können Sie z.B. beim Teilen von Dokumenten auswählen, dass jeder mit dem entsprechenden Link auf das zugehörige Dokument zugreifen kann. Dies ist zwar die einfachste Option, um Dokumente zu teilen, jedoch kann dieser Link beliebig oft weitergeleitet werden.
Wenn Sie jedoch möchten, dass sich Personen außerhalb Ihrer Organisation stets authentifizieren, wenn sie auf Inhalte in SharePoint, Gruppen oder Teams zugreifen, können Sie die Freigabe "Jeder" deaktivieren. Sie können Ihre Inhalte dennoch problemlos mit Gästen teilen, indem sie bestimmte Personen-Links verwenden. Demnach können nur die Gäste das Dokument einsehen oder bearbeiten, die Sie manuell ausgewählt haben.
Zusätzlich können Sie definieren, ob und wann externe Freigaben ablaufen sollen. Beispielsweise können alle externen Zugriffe automatisch nach 60 Tagen deaktiviert werden. So können Ihre individuellen Governance-Richtlinien ohne manuelle Zuarbeit automatisiert umgesetzt werden.

Shared Channels in MS Teams


Sollten Sie regelmäßig mit den gleichen externen Ansprechpartnern zusammenarbeiten, so empfiehlt es sich einen gemeinsamen Kanal direkt in MS Teams anzulegen. Durch diesen findet die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Partnern nahtlos in MS Teams statt und kann direkt in der gewohnten Teams Umgebung des eigenen Unternehmens stattfinden.
Hier erfahren Sie mehr dazu.

Vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Termin, wenn Sie mehr zu SharePoint Online oder Microsoft 365 wissen möchten.

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Maurice Grassee
Value Sales